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ASSISTANTE ADMINISTRATIVE LOGISTIQUE ET DE DIRECTION (H/F)


Informations clés sur le poste

Référence : 32533

Contrat : CDI

Secteur d'activité : ACHATS - LOGISTIQUE

Date de l'annonce : 05/09/2022

Date de début : À pourvoir dès que possible

Expérience : 5-10 ans

Résumé :

Manpower NC recrute pour son client un assistant administratif et de direction (H/F). Ses Missions : - Assister un ou plusieurs Manager (cadre dirigeant, directeur…) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation des déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...) - Prendre en charge le suivi de dossiers import Prendre en charge les services généraux - Organiser les évènements spécifiques (séminaires, salons…)

Manpower recrutement :

37 route de la Baie des Dames
Ducos - 98 800 Nouméa
(+687) 25 01 50

Votre mission

Principales tâches :
SECRETARIAT COMMERCIAL

- Gérer et suivre les commandes VN et les expéditions toutes marques en accord avec la direction.

- S’assurer de la bonne saisie des informations des commandes de VN dans le logiciel métier.

- Gérer et suivre les demandes de crédits documentaires.

- Réaliser à la demande de la direction les études de prix de revient.

- S’assure du suivi des stocks VN

- Gérer et suivre les dossiers des avaries maritimes

-  Gérer la réception et le traitement des dossiers imports fournisseurs

- S’assurer de la validation des commandes fournisseurs avant leur envoi

- Suivre les opérations de douanes

-  Contrôler les confirmations de commande faites par le service planning des constructeurs

- Transmettre à la comptabilité Import le dossier de commande

- Saisir le flottant

- Identifier et suivre les Back-Order

- Déclarer chaque mois les ventes et les arrivages

SECRETARIAT DE DIRECTION

- Gérer le planning du Directeur et/ou des Managers à la demande

-  Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)

- Organiser des déplacements professionnels

- Transmettre les informations des ventes, arrivages et PSI (reporting) et

s’assurer des bonnes relations avec les fournisseurs.

- Préparer et organiser des réunions

- Saisir des documents numériques

-  Réaliser les commandes de matériels, de fournitures, vérifier la conformité des livraisons et répartir les commandes des fournitures

- Gérer et suivre les travaux et aménagements

- Réaliser la gestion administrative du courrier

- Récupérer le courrier à la poste y compris les recommandés et se charger de leur distribution dans les services concernés

- Réaliser à la demande le transport express de tous types de colis ou de documents

- Prendre directement en charge certains dossiers spécifiques à la demande de la Direction et en assurer le suivi

- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note de services …) à la demande de la Direction

- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, courriers etc.)
 
Peut être amené à remplacer un salarié du service.

- Assume toute autre tâche que le supérieur hiérarchique juge nécessaire pour la bonne marche du service.

- S’assure de la bonne circulation de l’information et remonte toute anomalie à son supérieur hiérarchique

Votre profil

- BTS Assistant de gestion assorti de 5 ans d’expérience dans le secteur
- Employé : Niveau 3 – Echelon 3 Débutant

-  Maîtrise de l’anglais et Permis B  obligatoire

- Discrétion et confidentialité

- Bonne capacité d’analyse et de synthèse Maitrise de l’outil informatique

 

- Gestion administrative

- Sens de l’organisation, rigueur & précision

- Méthode de classement et d’archivage

- Bon relationnel et capacité à communiquer (écrit et oral)

- Modalités d’accueil

- Assiduité

- Bon sens et pragmatisme 
- Gestion du stress

- Travail sur écran

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