Informations clés sur le poste

Assister la Direction Commerciale dans les fonctions d'accueil, commerciales et la gestion du standard téléphonique

-

Accueil clientèle :

Réceptionner et identifier les appels, analyser la demande et orienter vers la personne recherchée ou vers une structure ou un service compétent
Mettre en relation et faire un suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent ...)
Traiter les demandes de renseignement téléphonique
Commerciale:

Etablir les devis attribués par la hiérarchie et relancer le client régulièrement jusqu'à l'acceptation du devis ou tout autre décision du client.
Formaliser avec le client les conditions de ventes (Prix, Quantités, Couleur, Date de livraison, Paiement, Réserves, Conditions Générales de Vente)
Assurer la concordance entre les données du Devis (contrat) et Bon de Commande
(BCv) et Bon de Livraison (BVv) et préparer les PL de Gescom
Mettre à jour les échéances dans le compte du client.
Facturer et encaisser le client promptement; réceptionner et traiter les acomptes, relancer régulièrement le client de manière préventive et curative (incluant le suivi des règlements attendus) tout en assurant que le dossier client soit maintenu à jour (ex : intérêts de retard); suivre la Balance Agée Client en particulier les montants échus.
Mettre à jour le ficher client (Ex : adresse, numéro de téléphone, email, catégorie tarifaire, conditions de paiement, code risque, information bancaire, etc.)
 

Transmettre les factures et des dossiers complets à la comptabilité (ex : documents rattachés, information permettant un enregistrement correct de la facture, etc.)
Suivre les avoirs et retours clientèles; en particulier fournir des causes détaillées lors d'une demande d'avoir commercial.
Vendre, facturer et encaisser les accessoires et menuiseries standards autorisées à la vente au comptoir.
Réserver les menuiseries standards identifiées pour la vente au comptoir
Maintenir les indicateurs de réclamations clients et des commandes clients
Gérer le Service Après-Vente (SAV) en respectant le cadre et les Règles de Gestion
(RdeG) en vigueur
Gérer la caisse et la remise en banque des chèques.
Respecter les délais prescrits et les ReG (Règles de Gestion) commerciales décidées par la Direction.
Administration :
Compléter des travaux de secrétariat en fonction de la demande de la hiérarchie
Classer les factures comptabilisées, incluant les Appels d'Offres (AO)
Gérer les mails (tri, distribution, classement et archivage) et réceptionner les Fax
Gérer les inventaires du dépôt Accueil
Mettre à jour la liste des RdeG commerciales au fur et à mesure des changements décidés par la Direction.
Mettre à jour les comptes rendus d'activité qui nourrissent les indicateurs commerciaux (relance, recouvrement, satisfaction client, etc.)
S'assurer que tout document commercial est saisi dans le système informatique de la société
SAGE (Devis, BCv, BLv, etc..)
Exécuter toute activité qui lui sera confiée par son supérieur hiérarchique ou la Direction (ex : exécution des tâches dans certains projets spécifiques).
Administrer, paramétrer, programmer, et maintenir le standard téléphonique.

BEP Secrétariat, maîtrise de l'outil informatique

Expérience minimum : 2 ans