Informations clés sur le poste

1. PRÉPARATION ET CONTRÔLE DE LA PAIE

Collecte des éléments variables

Collecter chaque mois les éléments variables transmis par les magasins et services.
Contrôler les heures travaillées.
Vérifier les heures supplémentaires et complémentaires.
Contrôler les absences.
Vérifier les congés payés et récupérations.
Saisir et contrôler les primes, indemnités et autres éléments variables.
Suivre les acomptes et avances éventuelles.
S’assurer que l’ensemble des éléments nécessaires à la paie a été transmis dans les délais.
Contrôle

Vérifier la cohérence entre les plannings, pointages, absences et éléments de paie.
Identifier les anomalies avant établissement des bulletins.
Contacter les responsables de magasin ou de service afin d'obtenir les corrections nécessaires.
Effectuer un contrôle des bulletins de salaire avant validation définitive.
Signaler immédiatement toute anomalie importante au Responsable RH.
Après paie

Classer et archiver les éléments de paie.
Répondre aux questions courantes des salariés concernant leur bulletin.
Préparer les éléments nécessaires aux différents contrôles et reportings RH.

2. GESTION DES TEMPS ET DES POINTAGES

Contrôler régulièrement les pointages des salariés.
Identifier les oublis de badgeage ou anomalies.
Contrôler les écarts entre planning et temps réellement travaillé.
Vérifier les heures supplémentaires.
Contrôler les absences non justifiées.
Suivre les corrections demandées aux responsables.
S'assurer que les pointages sont validés avant clôture de la paie.
Objectif

Éviter que des erreurs de pointage ou des informations manquantes ne soient découvertes au moment de la paie.

3. SUIVI DES ABSENCES

Assurer le suivi administratif des :

Congés payés.
Arrêts maladie.
Accidents du travail.
Absences injustifiées.
Congés sans solde.
Congés exceptionnels.
Récupérations.
Autres absences prévues par les règles de l'entreprise.
Missions associées

Réceptionner les justificatifs.
Contrôler les dates.
Enregistrer les absences dans les outils RH.
Relancer les salariés ou responsables en cas de justificatif manquant.
Mettre à jour les tableaux de suivi.
S'assurer de la bonne prise en compte de l'absence dans la paie.

4. CONTRATS DE TRAVAIL ET AVENANTS

Préparer les contrats de travail.
Préparer les avenants.
Suivre les CDD et leurs échéances.
Suivre les changements de fonction ou d'établissement.
Suivre les modifications de durée du travail.
Suivre les évolutions contractuelles.
Mettre à jour les dossiers individuels.
Point de vigilance

Tenir un tableau des échéances permettant d'anticiper :

fins de CDD ;
périodes d'essai ;
renouvellements ;
avenants ;
autres échéances administratives.

5. SUIVI DES EFFECTIFS

Maintenir à jour un état précis des effectifs :

par magasin ;
par service ;
par fonction ;
par type de contrat ;
par statut.
Identifier notamment les salariés :

actifs ;
en maladie ;
en accident du travail ;
en congé sans solde ;
absents longue durée ;
en CDD ;
en période d'essai ;
sortis de l'entreprise.
Les données doivent permettre au Responsable RH et à la Direction de disposer à tout moment d'une vision fiable de l'effectif réel.

6. DOSSIERS DU PERSONNEL

Garantir que chaque dossier salarié soit :

Complet – à jour – organisé – confidentiel.

Assurer notamment le classement et le suivi des :

contrats ;
avenants ;
documents d'identité nécessaires ;
coordonnées du salarié ;
justificatifs administratifs ;
arrêts de travail ;
documents relatifs aux accidents du travail ;
courriers RH ;
attestations ;
documents de départ.

7. RELATION AVEC LES SALARIÉS

Répondre aux demandes administratives courantes concernant notamment :

bulletins de salaire ;
congés ;
absences ;
attestations ;
compteurs ;
documents administratifs ;
questions relatives à leur dossier salarié.
Lorsque la demande nécessite une décision, une interprétation juridique ou une intervention managériale, elle est transmise au Responsable RH.

Compétences techniques

Formation souhaitée :

Bac +2 / Bac +3 en Ressources Humaines, Paie, Gestion ou Comptabilité, ou expérience professionnelle équivalente.

Une expérience dans un environnement multi-sites ou multi-magasins constitue un avantage important.

Une expérience dans le secteur du commerce ou de la distribution serait appréciée.

Bonne connaissance des mécanismes de paie.
Bonne connaissance de l'administration du personnel.
Maîtrise d'Excel.
Maîtrise de Word et Outlook.
Utilisation d'un logiciel de paie.
Utilisation d'un logiciel de gestion des temps.
Capacité à travailler avec des tableaux de suivi et des données chiffrées.